Paiements et relances

Chaque encaissement se saisit sur la fiche de la facture concernée, en trois gestes :

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   Ouvrez la fiche de la facture

   Total TTC, montant encaissé et solde restant dû y sont affichés en permanence : vous voyez d'un coup d'œil ce qu'il reste à régler.

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   Enregistrez le paiement

   Renseignez la date, le montant et le moyen de paiement — virement, carte bancaire, chèque, espèces ou autre —, plus une référence facultative (numéro de virement, de chèque…).

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   Validez

   Le paiement rejoint l'historique de la facture et le statut est recalculé immédiatement.

Une facture peut recevoir plusieurs paiements — un acompte puis le solde, ou un règlement en plusieurs fois. Et en cas d'erreur de saisie, supprimez simplement le paiement : solde et statut sont recalculés aussitôt.

Le statut de paiement d'une facture découle uniquement de son solde — vous n'avez rien à tenir à jour :

• Émise — aucun encaissement enregistré ;
• Payée partiellement — les encaissements couvrent une partie du montant dû ;
• Payée — le solde est tombé à zéro.

Les avoirs entrent dans le même calcul : un avoir émis sur la facture réduit le solde dû, au même titre qu'un encaissement.

Le suivi des impayés s'appuie sur trois niveaux, chacun avec son propre e-mail et son propre délai :

• Rappel avant échéance — 3 jours avant la date d'échéance (J-3) par défaut : un message de courtoisie qui évite bien des retards ;
• Relance — 7 jours après l'échéance (J+7) par défaut ;
• Mise en demeure — 21 jours après l'échéance (J+21) par défaut : le ton formel qui précède une procédure de recouvrement.

Tout se règle depuis la page Réglages :

• les délais de chaque niveau — J-3, J+7 et J+21 ne sont que les valeurs par défaut ;
• les modèles d'e-mails des trois niveaux, personnalisables librement ;
• l'activation des relances automatiques, globalement — et facture par facture, pour laisser tranquille un client avec lequel vous avez convenu d'un échéancier, par exemple.

Deux modes cohabitent. En automatique, un traitement quotidien passe vos factures en revue et envoie la relance du niveau atteint — à condition que les relances automatiques soient actives, globalement et pour la facture concernée. En manuel, vous déclenchez l'envoi vous-même depuis la fiche de la facture, au moment que vous jugez opportun.

Vos encaissements alimentent directement le livre des recettes, et vos factures le journal des ventes — d'où l'intérêt de saisir les paiements au fil de l'eau. Pour transmettre les bonnes pièces à votre comptable, direction Exports comptables.