Factures et Factur-X

Deux chemins mènent à la facture : la conversion d'un devis accepté — recommandée, tout est repris automatiquement — ou la création directe depuis la page Factures.

L'émission est le moment décisif. En un geste, la facture :

• reçoit son numéro définitif (par exemple F-2026-0018), dans une séquence continue ;
• est figée : plus aucune modification possible ;
• est archivée au format Factur-X et scellée par empreintes SHA-256.

Quatre sous-types couvrent les situations courantes : facture standard, facture d'acompte, facture de solde — qui déduit automatiquement l'acompte déjà facturé ou encaissé — et avoir.

Une facture émise ne se modifie pas : ni les lignes, ni le client, ni les dates, ni les montants. Cette immuabilité n'est pas une coquetterie — c'est elle qui garantit que le document envoyé au client, l'archive conservée et vos écritures comptables racontent exactement la même histoire.

La numérotation suit la même logique : une séquence continue par année, sans trou (F-2026-0001, F-2026-0002…), chaque numéro n'étant attribué qu'une seule fois. Le format se configure avant la première émission — voir Démarrage.

À l'émission, l'application génère automatiquement l'archive Factur-X de la facture. C'est un seul fichier, lisible de deux façons :

• un PDF/A-3 — la facture telle que l'œil la lit, dans un format conçu pour l'archivage de longue durée ;
• un fichier factur-x.xml embarqué dans le PDF — les mêmes données au format structuré XML CII, conforme à la norme EN 16931 (profil BASIC) et validé contre les schémas XSD officiels à chaque génération.

L'archive est ensuite scellée : une empreinte SHA-256 du PDF et une empreinte du XML sont calculées et enregistrées. La carte « Archive Factur-X » de la fiche facture les affiche et permet de vérifier, à tout moment, que le fichier n'a pas changé d'un octet.

Le fonctionnement du scellement est détaillé dans Archives et intégrité. Et c'est cette même archive qui part vers votre plateforme de facturation électronique — voir Transmission aux Plateformes Agréées.

Le bouton « Envoyer par e-mail » de la fiche facture adresse le document à votre client avec, en pièce jointe, l'archive Factur-X elle-même — le fichier scellé, jamais re-généré. Ce que reçoit votre client est donc strictement identique à ce que vous archivez : mêmes empreintes, même contenu.

Le bouton « PDF » vous permet, de votre côté, de télécharger ce même fichier à tout moment.

L'avoir est une facture négative, liée à la facture d'origine. Il se crée depuis la fiche de celle-ci (« Créer un avoir »), reçoit son propre numéro dans la séquence, puis est figé et archivé en Factur-X, comme toute facture.

Côté encaissements, l'avoir réduit le solde dû de la facture d'origine et son statut est recalculé en conséquence — le suivi est décrit dans Paiements et relances.

Les mentions obligatoires sont composées automatiquement à l'émission, d'après le régime et le territoire enregistrés sur le document :

• « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » en franchise en base ;
• l'exonération de l'article 294 du CGI lorsqu'elle s'applique dans les DOM ;
• les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € ;
• les conditions d'escompte.

Le détail par régime et par territoire est donné dans TVA et territoires.